Cas d’usage · Saisie et tâches répétitives
Automatiser les tâches répétitives : plus une commande recopiée à la main.
Bons de commande en PDF, e-mails à ressaisir dans l’ERP, tableaux à recopier : automatisez les tâches répétitives qui occupent l’administration des ventes. L’outil prépare, votre équipe garde la main.
- PDF, e-mails et tableaux lus tels quels
- Prix, remises et stock vérifiés
- Votre cas en démo dès le premier appel
Appel de 30 minSans engagementRéponse sous 24 h
Commande BC-2042Exemple simulé
Le problème, en vrai
Lundi, 8 h 12 : quarante e-mails et une seule personne pour les saisir.
Claire ouvre la boîte de l’administration des ventes. Établissements Morel a envoyé son bon de commande en PDF : quatorze lignes, une remise de 12 % et une livraison demandée pour jeudi. Derrière, trente-neuf autres messages attendent, chacun dans son format.
Elle recopie chaque référence dans l’ERP, cherche le tarif du client, vérifie le stock, puis passe à la commande suivante. À 10 h 30, le téléphone sonne : un client demande où en est sa livraison. La saisie s’arrête. Personne ne prend ce travail au sérieux, jusqu’au jour où un 8 et un 2 s’inversent.
Ces tâches répétitives ne demandent aucune décision difficile. Elles demandent du temps, de l’attention, et une personne qui ne fait rien d’autre pendant ce temps-là.
Lundi · administration des ventes
- 8 h 12BC-2042 de Morel reçu en PDF, 14 lignes
- 8 h 30Saisie ligne par ligne dans l’ERP
- 10 h 30Appel client : la saisie s’arrête
- 12 h 009 commandes saisies sur 40
Scène illustrative : entreprise et personnes fictives.
Ce que fait l’outil, ce qui reste à votre équipe
L’outil lit et prépare, votre équipe tranche les écarts.
Le partage des rôles est écrit avant de commencer, tâche par tâche.
L’outil
Lit la commande
PDF, scan, tableau Excel ou texte de l’e-mail : le client, les références, les quantités et la date sont repérés.
Retrouve vos références
Les codes du client sont rapprochés des vôtres ; une référence inconnue est signalée, jamais devinée.
Vérifie selon vos règles
Tarif du client, remise accordée, stock disponible : chaque écart est mis en évidence.
Prépare dans l’ERP
La commande attend en brouillon, prête à être enregistrée, avec la source de chaque ligne.
Votre équipe
Accepte ou corrige les écarts
Remise hors grille, référence nouvelle, stock juste : c’est votre équipe qui décide.
Garde la relation client
Le temps rendu va aux clients difficiles, aux relances et aux nouveaux comptes.
Deux modes, réglés tâche par tâche
Au départ, chaque commande préparée attend un clic de l’administration des ventes avant d’être enregistrée dans l’ERP.
Une fois rodées, les commandes sans aucun écart s’enregistrent seules ; celles qui sortent des règles reviennent toujours à une personne.
Branché sur vos logiciels
Dans l’ERP et la messagerie que vous utilisez déjà.
Pas de nouvel outil à apprendre : les commandes arrivent toujours au même endroit, elles sont simplement préparées.
- Outlook
- Gmail
- Sage
- Odoo
- SAP
Cegid
EBP- Excel
Un autre ERP ? S’il sait échanger ses données, par une API ou des exports, il se branche : je le vérifie dès le premier appel.
Temps de saisie
12 min40 s
par commande
Le temps de vérification d’une commande préparée, comparé à sa saisie complète à la main, dans l’exemple de la démo.
Exemple simuléQuestions
Automatiser les tâches répétitives. Les réponses franches.
01Quelles tâches répétitives peut-on automatiser dans une PME ?
Celles qui reviennent chaque jour et suivent des règles connues : saisir les commandes reçues par e-mail, chiffrer les demandes de prix, rapprocher les factures fournisseurs, classer les e-mails, relancer les devis. On commence par celle qui coûte le plus de temps à votre équipe.
02Comment automatiser la saisie des commandes reçues par e-mail ?
L’outil lit le bon de commande, quel que soit son format, retrouve le client et vos références, vérifie prix et stock, puis prépare la commande dans l’ERP. Pour le détail, avec l’EDI et la facture électronique, lisez l’article sur la saisie des commandes dans l’ERP.
03Faut-il changer d’ERP pour automatiser la saisie ?
Non. L’outil travaille dans votre ERP actuel, Sage, Odoo, SAP, Cegid ou EBP, dès lors qu’il sait échanger ses données. Votre équipe continue de travailler au même endroit.
04Que se passe-t-il si une commande est mal lue ?
Elle n’est pas enregistrée en silence. Une ligne douteuse, une référence inconnue ou un prix inhabituel sont signalés à une personne, qui corrige. Chaque correction reste visible dans le journal de l’outil.
05Combien de temps faut-il pour mettre en place l’automatisation ?
Un audit de dix jours mesure le temps perdu et vérifie l’accès aux données, puis un prototype se construit en cinq jours sur vos propres commandes. La mise en service suit à une date écrite.
La solution
Le service qui règle ce problème
À lire
Contact
Quelle tâche votre équipe recopie-t-elle chaque jour ?
Décrivez-la en une phrase : je vous dis si l’IA peut vous l’enlever.
Pendant l’appel, nous regardons votre cas ensemble et je vous montre l’outil le plus proche, sur des données fictives. Si un simple réglage de vos logiciels suffit, je vous le dirai.
Autres cas d’usage